Polityka Prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Legitize sp. z o.o z siedzibą w Warszawie, adres: ul. Majowa 9, 05-077 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001148544, NIP 9522264978, REGON 540620061 (dalej jako „Administrator„).

2. Dane, osób których dane przetwarza Administrator

Administrator przetwarza dane:

• osób odwiedzających i korzystających z strony internetowej https://legitize.io/ (“Strona”);
• osób, które śledzą profile Administratora na portalach społecznościowych (LinkedIn) oraz wchodzą z nimi w interakcje;
• osób, które kontaktują się z Administratorem za pośrednictwem poczty e-mail, telefonu, lub formularza kontaktowego na Stronie lub innych dostępnych kanałów komunikacji;
• kandydatów na pracowników Administratora;
• naszych partnerów biznesowych (doradców lub konsultantów, wykonawców i dostawców usług na rzecz Administratora.

3. Sposób pozyskiwania danych

Administrator pozyskuje dane osobowe bezpośrednio od osób których dotyczą, gdy osoby te:

• przeglądają Stronę;
• śledzą i wchodzą w interakcje z kanałami Administratora w mediach społecznościowych;
• kontaktują się z Administratorem za pośrednictwem wiadomości e-mail, telefonu lub formularza kontaktowego na Stronie lub innych dostępnych kanałów komunikacji;
• odpowiadają na oferty pracy Administratora;
• kontaktują się z Administratorem w ramach współpracy biznesowej, doradztwa lub konsultingu, wykonywania i dostarczania usług na rzecz Administratora.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:

1. Osoby odwiedzające i korzystające ze Strony:
   • zapewnienie prawidłowego funkcjonowania technicznego Strony (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
   • udzielanie odpowiedzi na zapytania (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
   • profilowanie w celu analizy statystyk korzystania z naszej Strony  (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Podanie danych osobowych jest niezbędne do korzystania z naszej Strony.

2. Osoby, które śledzą profil Administratora na portalu LinkedIn oraz wchodzą z nim w interakcje:
   • informowanie o udzielanych przez Administratora świadczeniach oraz budowanie pozytywnego wizerunku Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
   • udzielanie odpowiedzi na zapytania i komentarze otrzymane za pośrednictwem mediów społecznościowych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Podanie danych osobowych jest niezbędne do obserwowania profili Administratora w mediach społecznościowych i udzielania odpowiedzi na zapytania i komentarze za pośrednictwem tych mediów.

3. Osoby kontaktujące się z Administratorem za pośrednictwem poczty e-mail, telefonu lub formularza:
   • odpowiadanie na zapytania (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

4. Kandydaci na pracowników Administratora:
   • przeprowadzenie procesu rekrutacyjnego oraz ocena zdolności, kompetencji oraz przydatności kandydata do pracy na stanowisku, na które aplikuje (art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit a RODO);
   • przechowywanie dokumentacji związanej z aplikacją o pracę dla celów przyszłych procesów rekrutacyjnych – o ile kandydat wyrazi na to zgodę (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
   • wypełnienie obowiązków prawnych, które wynikają z przepisów Kodeksu pracy oraz innych przepisów polskiego prawa pracy (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

W zakresie określonym w przepisach Kodeksu pracy (art. 22¹) podanie przez kandydata danych osobowych jest niezbędne do przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego. W pozostałym zakresie podanie danych jest dobrowolne i nie jest warunkiem wzięcia udziału w rekrutacji. Jeżeli kandydat nie chce aby Administrator przetwarzał jego dane osobowe w zakresie szerszym niż określony w przepisach Kodeksu Pracy to powinien powstrzymać się od zamieszczenia takich danych w swojej aplikacji. 

5. Partnerzy biznesowi:
   • kontakt z pracownikami partnerów biznesowych, będących osobami prawnymi (art. 6 ust. 1 lit f RODO);
   • kontakt z partnerami biznesowymi, prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
   • obrona i dochodzenie roszczeń wynikających z umów zawartych z naszymi partnerami biznesowymi (art. 6 ust. 1 lit f RODO).

Podanie danych osobowych jest niezbędne do nawiązania i funkcjonowania współpracy biznesowej z Administratorem.

5. Rodzaje przetwarzanych danych

W zależności od celu przetwarzania przetwarzane mogą być różne dane osobowe.

W przypadku:

1.       osób odwiedzających i korzystających ze Strony 

• adres IP, dane zapisane w plikach cookies;

2.      osób, które śledzą profil Administratora na portalu LinkedIn oraz wchodzą z nim w interakcje:

• imię i nazwisko lub nick, inne informacje, które są publicznie dostępne na profilu lub które dobrowolnie zostaną podane;

3.   osób, które kontaktują się z Administratorem za pośrednictwem poczty e-mail, telefonu, lub formularza kontaktowego na Stronie lub innych dostępnych kanałów komunikacji

• imię i nazwisko, adres email, numer telefonu lub inne informacje, które dobrowolnie zostaną podane;

4.     kandydatów na pracowników Administratora

• imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, informacje o wykształceniu, kwalifikacjach i wcześniejszym zatrudnieniu oraz inne informacje, które dobrowolnie zostaną podane;

5.      partnerów biznesowych (doradców lub konsultantów, wykonawców i dostawców usług na rzecz Administratora)

• imię i nazwisko, numer NIP, adres e-mail, nr telefonu.

6. Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowywane są:

1. osoby odwiedzające i korzystające ze Strony:

• informacje o adresie IP Administrator przechowuje tak długo, ile trwa okres ich archiwizacji  w logach serwera, na którym znajduje się Strona, tj. przez 5 lat;
• informacje zawarte w plikach cookies Administrator przechowuje zgodnie z okresami retencji zawartymi w tabeli, znajdującej się w pkt. 9 niniejszego dokumentu.

2. osoby, które śledzą profil Administratora na portalu LinkedIn oraz wchodzą z nim w interakcje:

• dane niezbędne do obserwowania profili Administratora w mediach społecznościowych i udzielania odpowiedzi na zapytania za pośrednictwem tego medium Administrator przechowuje tak długo, jak dana osoba pozostaje obserwatorem profilu Administratora lub wchodzi z nim w interakcje, przy czym interakcje takie jak komentarze lub polubienia zostaną widoczne nawet po tym gdy dana osoba przestanie obserwować profil Administratora, tak długo, jak ich nie cofnie lub nie usunie.

3. osoby, które kontaktują się z Administratorem za pośrednictwem poczty e-mail, telefonu lub formularza kontaktowego na Stronie lub i innych dostępnych kanałów komunikacji:

• dane niezbędne do udzielenia odpowiedzi na zapytania Administrator przechowuje tak długo, jak jest to konieczne dla rozwiązania sprawy lub tak długo, jak wymagają tego określone w przepisach prawa okresy przedawnienia roszczeń;
• dodatkowo, dane osobowe potrzebne Administratorowi do obrony lub dochodzenia roszczeń Administrator przechowuje tak długo, jak wymagają tego określone w przepisach prawa okresy przedawnienia roszczeń.

4.kandydaci na pracowników Administratora:

• jeżeli kandydat nie wyrazi zgody na przetwarzanie danych osobowych zawartych w dokumentach rekrutacyjnych dla celów przyszłych rekrutacji, dane te zostaną usunięte niezwłocznie po zakończeniu rekrutacji na stanowisko, o które kandydat się ubiega;
• jeżeli kandydat wyrazi zgodę na przetwarzanie danych osobowych zawartych w dokumentach rekrutacyjnych dla celów przyszłych rekrutacji, dane te Administrator przechowuje do momentu wycofania zgody, jednak nie dłużej niż przez 2 lata po zakończeniu rekrutacji.

5. partnerzy biznesowi (doradcy lub konsultanci, wykonawcy i dostawcy usług na rzecz Administratora)

• dane osobowe pozyskane poprzez kontakt z pracownikami partnerów biznesowych będących osobami prawnymi oraz  przez kontakt z partnerami biznesowymi prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą, Administrator przechowuje tak długo, jak wymagają tego przepisy prawa podatkowego;
• dodatkowo, dane potrzebne Administratorowi do obrony lub dochodzenia roszczeń wynikających z umów zawartych z partnerami biznesowymi, Administrator przechowuje tak długo, jak wymagają tego określone w przepisach prawa okresy przedawnienia roszczeń.

7. Odbiorcy danych osobowych

Dane mogą być przekazywane w zależności od kategorii osób je przekazujących:

1. osoby odwiedzające i korzystające ze Strony:

• dostawcy usług i systemów IT, w tym usług i narzędzi analitycznych, które Administrator wykorzystuje do prowadzenia Strony internetowej oraz analizowania statystyk jej użytkowania;
• doradcy prawni i konsultanci obsługujący Administratora w stopniu, w jakim ujawnienie danych jest niezbędne do korzystania z ich usług;

2. osoby, które śledzą profil Administratora  na portalu LinkedIn oraz wchodzą z nim w interakcje:

• operatorzy portali społecznościowych;
• podmioty, którym Administrator zleca prowadzenie profili w mediach społecznościowych;
• dostawcy usług i systemów IT, które Administrator wykorzystuje do prowadzenia profili na portalu LinkedIn
• doradcy prawni i konsultanci obsługujący Administratora w stopniu, w jakim ujawnienie danych jest niezbędne do korzystania z ich usług;

3. osoby, które kontaktują się z Administratorem za pośrednictwem poczty e-mail, telefonu lub formularza kontaktowego na Stronie internetowej lub i innych dostępnych kanałów komunikacji:

• operatorzy poczty elektronicznej;
• operatorzy pocztowi i kurierzy;
• dostawcy usług i systemów IT, które Administrator wykorzystuje do korzystania z poczty elektronicznej i Strony;
• doradcy prawni i konsultanci obsługujący Administratora w stopniu, w jakim ujawnienie danych jest niezbędne do korzystania z ich usług;

4. kandydaci na pracowników Administratora:

• dostawcy usług i systemów IT, które Administrator wykorzystuje do zarządzania procesami rekrutacyjnymi;
• doradcy prawni i konsultanci obsługujący Administratora w stopniu, w jakim ujawnienie danych jest niezbędne do korzystania z ich usług;

6. partnerzy biznesowi (doradcy lub konsultanci, wykonawcy i dostawcy usług na rzecz Administratora):
   • podmioty świadczące usługi księgowe i rachunkowe na rzecz Administratora;
   • dostawcy usług i systemów IT, wykorzystywane do zarządzania w ramach struktury organizacyjnej Administratora;
   • doradcy prawni i konsultanci obsługujący Administratora w stopniu, w jakim ujawnienie danych jest niezbędne do korzystania z ich usług.

Ponieważ Administrator korzysta z usług Google Work Space, dane osobowe mogą być przekazywane przez ten podmiot poza Europejski Obszar Gospodarczy na podstawie standardowych klauzul umownych (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Wszelkie pytania dotyczące przekazywania danych poza EOG należy kierować bezpośrednio do tego podmiotu.Więcej informacji znajduje się tutaj: https://policies.google.com/privacy?hl=pl

8. Prawa osób, których dane są przetwarzane 

Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo do:

1. Dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. 

W każdym momencie osoba, której dane Administrator przetwarza ma prawo dostępu do informacji na swój temat oraz do ich sprostowania, jeśli są nieprawidłowe, a także na jej żądanie, Administrator usunie dane zgromadzone na jej temat po zrealizowaniu celu, w jakim dane zostały zebrane. W dowolnym momencie osoba, której dane są przetwarzane ma prawo także zażądać od Administratora usunięcia danych na swój temat lub ograniczenia ich przetwarzania.

2. Przenoszenia danych osobowych (w przypadku przetwarzania na podstawie zgody lub umowy).

W zakresie w jakim dane osobowe są przetwarzane w sposób zautomatyzowany w celu realizacji umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) lub na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO, art. 9 ust. 2 lit. a RODO), osoba, której dane są przetwarzane ma prawo otrzymać od Administratora dane osobowe jej dotyczące w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, oraz ma prawo przesłać te dane osobowe innemu administratorowi bez przeszkód ze strony Administratora.

3. Zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.

W zakresie w jakim dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora (art. 6 ust 1 lit f RODO), osoba, której dane są przetwarzane ma prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.

4. Wycofania zgody na przetwarzanie danych.

W zakresie w jakim dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora (art. 6 ust 1 lit f RODO), osoba której dane są przetwarzane ma  prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.

5. Złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Jeżeli osoba której dane są przetwarzanie przez Administratora stwierdzi, że takie przetwarzanie danych osobowych narusza obowiązujące przepisy o ochronie danych osobowych, ma ona prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie.

9. Cookies i technologie śledzące

Pliki cookies to małe pakiety informacji zapisywane na urządzeniach końcowych, zwykle zawierające adres serwisu, datę umieszczenia, datę ważności, unikalny numer i dodatkowe informacje zgodne  z przeznaczeniem danego pliku.

Pliki cookies z których korzysta Strona:

Zapisywanie plików cookies można wyłączyć bezpośrednio na urządzeniu wykorzystywanym do połączenia ze Stroną internetową, zgodnie z instrukcją producenta przeglądarki:

–        Google Chrome

–        Safari

–        Mozilla Firefox

Informacje dotyczące konfigurowania i usuwania plików cookies w innych przeglądarkach internetowych znajdują się na stronach ich producentów. 

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator nie stosuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania.

11. Zmiany w polityce prywatności

Data ostatniej aktualizacji: 12 lutego 2025 r. Postanowienia niniejszej polityki mogą być aktualizowane. Najnowsza wersja dokumentu jest zawsze dostępna na Stronie i opatrzona datą ostatniej aktualizacji.

12. Kontakt

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z Administratorem:

• E-mail: karolina@legitize.io
• Adres: Legitize sp. z o.o., ul. Majowa 9 05-077 Warszawa