Datenschutzbestimmungen

Administratorem strony internetowej www.legitize.io a jednocześnie Administratorem Państwa danych osobowych jest Legitize

W celu skontaktowania się z Administratorem można napisać do Nas pod adres e-mail: karolina@legalcasebycase.com

Celem Polityki jest wyjaśnienie postanowień Regulaminu w zgodzie z obowiązującymi wymaganiami, przewidywanymi przez obowiązujące prawo przetwarzania danych osobowych.

Naszym celem jest również należyte informowanie Państwa o sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, szczególnie wobec treści nowych przepisów o ochronie danych osobowych, w tym rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”). Z tego względu, w niniejszym dokumencie informujemy o podstawach prawnych przetwarzania danych osobowych, sposobach ich zbierania i wykorzystywania, a także o prawach podmiotów danych z tym związanych.

Dane osobowe i ich przetwarzanie

Dane osobowe obejmują wszelkie informacje umożliwiające zidentyfikowanie osoby fizycznej (”Dane”). Administrator pozyskuje dane osobowe w minimalnym zakresie, niezbędnym do realizacji celów określonych poniżej. Jego celem jest, aby każdy użytkownik korzystający ze strony, formularzy kontaktowych oraz klienci składający Zamówienia był świadomy jakie dane osobowe są przetwarzane, w jakim celu, przez kogo oraz jakie prawa przysługują w związku z przetwarzaniem.

Przetwarzanie danych nie zawsze odbywa się wprost (jak np. przy pozyskiwaniu konkretnych informacji przy składaniu Zamówienia). Specyfika strony powoduje, że Administrator pozyskuje dane także pośrednio korzystając m.in. z tzw. plików cookies. Podawanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak część z nich może być niezbędna do zapewnienia prawidłowego korzystania ze strony i usług Administratora.

W jaki sposób, w oparciu o jakie podstawy prawne i jakiego typu dane osobowe przetwarza Administrator?

Pragniemy zachować przejrzystość w zakresie sposobów i podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych, a także celów, dla których Administrator przetwarza dane osobowe. Dbamy o to, by każdorazowo wskazać niezbędne informacje w tym zakresie każdej osobie, której dane osobowe przetwarzamy jako administrator danych. Kierując się tym, by nasze wyjaśnienie tych kwestii było jak najbardziej czytelne, przedstawiamy poniższe zestawienie operacji przetwarzania danych osobowych.

Jednocześnie pragniemy wskazać, że ilekroć przetwarzamy dane osobowe na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora danych, staramy się przeanalizować i zrównoważyć nasz interes oraz potencjalny wpływ na osobę, której dane dotyczą (pozytywny, jak i negatywny) oraz prawa tej osoby wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych. Nie przetwarzamy danych osobowych w oparciu o nasz uzasadniony interes w przypadku, gdy dojdziemy do wniosku, że wpływ na osobę, której dane dotyczą, przeważałby nad naszymi interesami (wówczas możemy przetwarzać dane osobowe, jeśli np. posiadamy odpowiednią zgodę lub wymagają tego lub zezwalają na to przepisy prawa).

Informacje ogólne

Osoby fizyczne odwiedzające Stronę, składające Zamówienie lub kontaktujące się z Nami za pośrednictwem formularza kontaktowego na Stronie, mają kontrolę nad danymi osobowymi, które nam podają. Strona ogranicza zbieranie i wykorzystywanie informacji o ich użytkownikach do niezbędnego minimum, wymaganego do świadczenia na ich rzecz usług na pożądanym poziomie, stosownie do art. 18 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Rejestracja na Stronie

Dane osobowe, które nam podajesz składając Zamówienie na Stronie, tj. , ewentualne dane dotyczące prowadzonej działalności, które pośrednio mogą wskazywać także konkretną osobę fizyczną, przetwarzane są:

1. w zakresie niezbędnym do nawiązania, ukształtowania treści, zmiany, rozwiązania i prawidłowej realizacji Zamówienia;
2. w celu rozpatrywania składanych reklamacji,
3. w celu obsługi innych zgłoszeń lub zapytań, które możesz do nas kierować.

W każdym z powyższych przypadków podstawą prawną przetwarzania danych,
w zasadniczym zakresie, jest niezbędność do wykonania umowy, którą zawierasz ze Spółką, bądź podjęcie działań zmierzających do jej zawarcia (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Ponadto, w celu wywiązania się z obowiązków nałożonych na nas przepisami prawa, np. przez ustawę o rachunkowości lub przepisy podatkowe (np. wystawianie i przechowywanie faktur oraz dokumentów księgowych) będziemy również przetwarzać Twoje dane dotyczące transakcji dokonanych na Stronie oraz informacje z konta użytkownika. Możemy także przetwarzać Twoje dane w celu wywiązania się przez nas z obowiązku stosowania tzw. zasady rozliczalności, czyli obowiązku wykazania przez
Spółkę przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. W przypadkach wymienionych w niniejszym akapicie podstawą prawną przetwarzania ww. danych jest ciążący na nas obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO).

Będziemy także przetwarzać następujące dane w oparciu o prawnie uzasadniony interes Spółki (art. 6 ust.1 lit. f) RODO):

1. Twoje dane dotyczące zamówień konkretnego ogłoszenia w celu ustalenia lub dochodzenia przez nas roszczeń, a także w celu obrony przed takimi roszczeniami (nasz prawnie uzasadniony interes obejmuje możliwość ochrony interesów Spółki przy wykorzystaniu przewidzianych prawem środków);
2. Twoje dane podane w pytaniu, skardze lub sugestii w celu udzielania odpowiedzi na Twoje pytania, skargi lub sugestie (nasz prawnie uzasadniony interes obejmuje możliwość reagowania na pytania, skargi i sugestie Klientów);
3. Twoje dane wskazane w ankiecie, o której wypełnienie możemy Cię poprosić w celu badania satysfakcji naszych Klientów oraz określania jakości naszej obsługi (nasz prawnie uzasadniony interes obejmuje możliwość pozyskiwania informacji w celu polepszania standardów obsługi Klienta).
4. Twoje dane, jak również dane innych użytkowników Strony w celu prowadzenia badań i analiz statystycznych oraz w celu udoskonalania oferowanych przez nas usług i towarów (nasz prawnie uzasadniony interes obejmuje możliwość pozyskiwania informacji w celu udoskonalania prowadzonej przez nas działalności)
5. Twoje dane, jak również dane innych użytkowników Strony w celu zapewnienia bezpieczeństwa usług świadczonych przez nas drogą elektroniczną, w tym przeciwdziałania ewentualnym nadużyciom lub oszustwom (nasz prawnie uzasadniony interes obejmuje zapewnienie bezpieczeństwa usług, w tym przeciwdziałanie oszustwom i nadużyciom).

Formularz kontaktowy

Dane osobowe, które nam podajesz za pośrednictwem Formularza Kontaktowego znajdującego się na Stronie, w tym imię i nazwisko oraz dane kontaktowe (adres e-mail) przetwarzane są w zakresie niezbędnym do udzielenia odpowiedzi na wiadomość otrzymaną za pośrednictwem Formularza oraz nawiązanie z Tobą w tym celu kontaktu.

Informacje handlowe – zgoda marketingowa

Dane osobowe, które nam podajesz w celu otrzymywanie informacji handlowych i marketingowych ze strony Administratora, tj. imię, nazwisko, adres poczty elektronicznej, przetwarzane są w zakresie niezbędnym do przesłania Ci ww. informacji w oparciu o uzyskaną uprzednio od Ciebie zgodę. Taka zgoda może być wycofana w każdym czasie.

Cookies

Praktycznie każda strona internetowa korzysta obecnie z tzw. plików cookies, czyli plików, który służą do automatycznego zbierania danych osobowych od użytkowników strony internetowej („Cookies”). Nie inaczej jest w przypadku Strony Administratora. Pozyskane w ten sposób informacje zapisywane są na komputerze, bądź innym urządzeniu mobilnym użytkownika, który z niej korzysta.

Podstawowe cele dla wykorzystywania Cookies są dwa: utrzymanie sesji użytkownika i jej zapisanie oraz zapewnienie bezpieczeństwa (np. przy wykrywaniu nadużyć). W tym zakresie korzystanie z plików Cookies jest niezbędne.

W dalszym zakresie Cookies może nie są niezbędne, ale w znacznym stopniu ułatwiają korzystanie ze strony. Wykorzystuje się je m.in. w celu:

• zapamiętania określonych wyborów użytkownika co do wyświetlania określonego komunikatu lub wyświetlanie go określoną liczbę razy,
• monitorowania aktywności użytkownika na stronie,
• zbierania anonimowych, zbiorczych statystyk pozwalających na poprawianie funkcjonalności strony.

W tym zakresie Administrator korzysta z usług podmiotów zewnętrznych, których lista ewoluuje w zależności od ukształtowania rynku oraz możliwości technicznych. Do tych podmiotów zalicza się:

• Google Analytics (Polityka Prywatności Google) – za jego pośrednictwem Administrator weryfikuje użytkownika, który już wcześniej korzystał ze strony, obserwuje ruch oraz zachowanie użytkowników na stronie.

Należy podkreślić, że na żadnym etapie użytkownik nie jest zobowiązany do akceptacji Cookies. Za pośrednictwem przeglądarki internetowej istnieje możliwość wprowadzenia takiej konfiguracji, która uniemożliwi przechowywanie Cookies na komputerze, bądź innym urządzeniu mobilnym użytkownika. Istnieje także możliwość usunięcia obecnych Cookies. Brak akceptacji Cookies może jednak negatywnie wpłynąć na działanie strony, a w niektórych przypadkach nawet uniemożliwić korzystanie z określonych funkcji.

Logi dostępowe

W oparciu o analizę logów dostępu Administrator zbiera informacje dotyczące korzystania ze strony przez użytkowników oraz ich adresy IP. Celem pozyskiwania tych danych jest ewentualna diagnoza problemów związanych z pracą serwera, ocena ryzyka ewentualnych naruszeń bezpieczeństwa oraz zarządzanie stroną.

Powyższe informacje umożliwiają stworzenie zbiorczych zestawień statystycznych, które mogą być ujawniane osobom trzecim (kwestie związane np. z oglądalnością strony).

Niekiedy także uprawniony organ państwa, w związku z prowadzonymi postępowaniami także może zobowiązać Administratora do ujawnienia informacji o IP konkretnego użytkownika.

Automatyczne przetwarzanie danych osobowych

Informacje, które gromadzimy w związku z korzystaniem z naszej Strony mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany (), jednakże nie będzie to wywoływać wobec osoby fizycznej żadnych skutków prawnych lub w podobny sposób istotnie wpływać na jej sytuację. Szczególną wagę przykładamy do kwestii profilowania i wskazujemy, że:

• na potrzeby profilowania nie przetwarzamy żadnych danych wrażliwych,
• na potrzeby profilowania przetwarzamy z reguły takie dane, które zostały przez nas zagregowane,
• jeśli nie możemy osiągnąć celu inaczej, niż poprzez profilowanie danych osobowych nie zspeudonimizowanych lub niezagregowanych, wykorzystujemy do tego typowe dane: adres e-mail i IP lub cookies,
• profilujemy w celu analizy lub prognozy osobistych preferencji oraz zainteresowań osób korzystających z naszej Strony i dopasowywania treści znajdujących się na naszej Stronie do tych preferencji,
• profilujemy w celach marketingowych, tj. dopasowania oferty marketingowej do ww. preferencji.

Podstawy Prawne Przetwarzania

Dane osobowe użytkowników strony są przetwarzane na podstawie obowiązków wynikających z przepisów obowiązującego prawa (wszystkie), uzyskanej zgody (informacje handlowe), konieczności wykonania umowy (realizacja żądania) (dane Klientów) oraz uzasadnionego interesu Administratora.

Jak długo Administrator przechowuje dane?

Okres przechowywania danych uzależniony jest od podstawy prawnej ich przetwarzania:

• w przypadku wyrażenia zgody (np. na udostępnienie informacji handlowych) okres ten trwa aż do momentu jej wycofania,
• przy przetwarzaniu danych w celu wykonanie umowy – na czas realizacji umowy oraz okres przedawnienia roszczeń z niej wynikających,
• przy przetwarzaniu danych w oparciu o obowiązki wynikające z obowiązujących przepisów prawa Administrator przetwarza dane tak długo, ile jest to konieczne na podstawie tych przepisów,
• przy przetwarzaniu danych w ramach realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, przetwarzanie trwa tak długo, dopóki trwa ten interes.

Okres przetwarzania powyższych danych może ulec przedłużeniu w przypadku, gdy przetwarzanie danych jest konieczne do określenia oraz dochodzenia roszczeń, bądź obrony przed roszczeniami. Po upływie powyższych okresów dane są niezwłocznie usuwane lub anonimizowane.

Odbiorcy danych

Niekiedy Administrator ma prawo przekazywać dane użytkowników, jeżeli jest to konieczne dla wykonywania usług, spełnienia obowiązków i należytego wywiązania się z obowiązujących przepisów prawa.

Administrator może korzystać z usług zewnętrznych podmiotów w zakresie wykonywania niektórych zadań np. przy przechowywaniu danych, obsłudze księgowej, obsłudze prawnej, obsłudze marketingowej, czy informatycznej. Jeśli zachodzi taka potrzeba, dane mogą otrzymać także uprawnione to tego władze.

Przy powierzaniu danych podmiotom podwykonawczym w realizacji celu Administratora, nie dochodzi do zmiany Administratora danych i to Administrator w dalszym ciągu odpowiada za ich bezpieczeństwo.

Dane użytkowników mogą być przekazywane następującym podmiotom:

• podmiotom przetwarzającym, którym zlecimy badanie określonego celu np. firmie informatycznej, czy kancelarii prawnej,
• podmiotem przetwarzającym np. Google Analytics (Polityka Prywatności Google) ,
• pozostałym odbiorcom danych np. organom ścigania, bankom.

Czy i komu Administrator udostępnia dane użytkowników?

Poza powyższym zakresem dane nie są udostępniane podmiotom trzecim, za wyjątkiem sytuacji, gdzie użytkownik wyraźnie wyraża na to dobrowolną zgodę (którą w każdym momencie może odwołać), udostępnienie danych jest konieczne w celu realizacji umowy lub świadczenia usług oraz w szczególnych przypadkach, jeżeli uprawniony podmiot zwraca się o udostepnienie danych na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa
(np. jest to organ ścigania).

Każda z powyżej wymienionych sytuacji jest przez Administratora wnikliwie analizowana,
a ostateczne przekazanie danych następuje wyłącznie w przypadku potwierdzenia istnienia ważnej i skutecznej podstawy prawnej dla żądania ujawnienia danych użytkowników przez te podmioty.

Udostępnianie danych podmiotom spoza EOG

Pozyskane dane Administrator może przekazywać innym podmiotom, wyłącznie, gdy zezwala mu na to podstawa prawna.

Niektórzy z dostawców usług dla Administratora mają siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG). Przy przekazywaniu danych poza obszar EOG Administrator zachowuje wzmożoną ostrożność. Weryfikuje, czy dostawy gwarantują wysoki stopień ochrony danych osobowych, zgodny z wymogami prawnymi obowiązującymi na terenie EOG oraz przyjętą linią orzeczniczą m.in. orzeczeniem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z dnia 27 lipca 2020 r. Schrems II. Minimalizuje zakres danych wysyłanych poza terytorium EOG, a w przypadku zastosowania SCC (standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską) weryfikuje, czy istnieje ryzyko naruszenia ochrony danych osobowych przez podmioty spoza terytorium EOG. Bada m.in. proces zabezpieczenia danych oraz czy udostępnione dane mogą potencjalnie stanowić przedmiot zainteresowań państw trzecich.

Ochrona danych

Administrator wykorzystuje wszelkie dostępne środki fizyczne, techniczne
i organizacyjne, aby zapewnić prawidłową ochronę danych osobowych. W szczególności zabezpiecza je przed zniszczeniem, przypadkową utratą, ujawnieniem osobom nieuprawnionym, zmianą i weryfikuje zakres dostępu. Administrator realizuje prawa osób, których dotyczy przetwarzanie danych. .

Przysługujące Prawa

Użytkownikowi w związku z przetwarzaniem jego danych osobowych przysługują następujące prawa (art. 12-21 RODO):

1. do informacji w zakresie przetwarzanych danych osobowych tzw. „obowiązek informacyjny” (zgodnie z art. 12 i 13 RODO),
2. dostępu do treści swoich danych osobowych (zgodnie z art. 15 RODO),
3. wniesienia żądania sprostowaniadanych osobowych (zgodnie z art. 16 RODO), tj. poprawienia danych nieprawidłowych oraz uzupełnienia danych niekompletnych,
4. wniesienia żądania ograniczenia przetwarzaniadanych osobowych (zgodnie z art. 18 RODO),
5. prawo do wniesienia żądania przeniesienia swoich danych osobowych do innego Administratora (zgodnie z art. 20 RODO),
6. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzaniadanych z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją (zgodnie z art. 21 ust. 1 RODO), jednakże prawo to nie ma charakteru bezwzględnego – tzn. mimo wniesienia sprzeciwu w dalszym ciągu Administrator może przetwarzać dane osobowe jeżeli wykaże, że istnieją ważne, prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec praw i wolności lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
7. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych dokonywanego na potrzeby marketingu bezpośredniego, w zakresie, w jakim przetwarzanie jest związane z takim marketingiem bezpośrednim. Sprzeciw ten nie wymaga uzasadnienia ani warunków skuteczności. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
8. wniesienia żądania usunięciadanych osobowych (zgodnie z art. 17 RODO) – tzw. „prawo do bycia zapominanym”, prawo to przysługuje gdy Administrator przetwarza dane niezgodnie z prawem, gdy użytkownik złoży sprzeciw wobec przetwarzania danych w celach marketingowych oraz gdy dane musza zostać usunięte, aby Administrator wywiązał się z obowiązku wynikającego z przepisów prawa.

Ponadto Użytkownikowi przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dawniej GIODO).

Jeśli użytkownik chce skorzystać w któregokolwiek z powyższych praw może skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem adresu e-mail bądź pod adresem wskazanym powyżej.